Les obligations en matière de caisses enregistreuses

Définition d’un logiciel de caisse ?

Un logiciel ou système de caisse est un système informatique qui dispose d’une fonctionnalité de caisse, c’est-à-dire qu’il permet d’enregistrer extra-comptablement les paiements associés aux ventes et prestations de services du professionnel et les garder en mémoire. Ces opérations ne génèrent pas nécessairement d’écritures comptables. Les données concernées sont donc celles qui participent directement ou indirectement à une transaction, sur une vente ou une prestation de service.

Quelles sont les obligations imposées par la loi ?

La loi impose que les boulangeries pâtisseries (notamment) équipés de ces logiciels ou systèmes obtiennent une certification de conformité, délivrée par un organisme accrédité ou l’attestation individuelle de l’éditeur pour le logiciel de caisse utilisé. A noter qu’il incombe au professionnel de faire la demande du certificat de conformité à son fournisseur, celle-ci n’étant pas fournie automatiquement avec le logiciel de caisse.  

Cette certification a pour objectif de prouver que les équipements utilisés respectent les conditions suivantes :

  • condition d’inaltérabilité : le logiciel utilisé doit permettre d’enregistrer toutes données relatives aux règlements sans qu’elles puissent être altérées ;
  • condition de sécurisation : le logiciel doit être en mesure de sécuriser les données d’origines, toutes modifications éventuelles et pièces justificatives ;
  • condition de conservation : le logiciel doit enregistrer et clôturer les données sur une période donnée
  • condition d’archivage : le logiciel doit prévoir une période d’archivage où les données sont figées et datées avec un dispositif technique garantissant l’intégrité des informations.

Dans certains cas, les équipements utilisés par les boulangeries sont déjà en accord avec la réglementation. Pour ces derniers, une simple mise à jour ainsi qu’un certificat de conformité du fournisseur seront suffisants pour être en conformité avec la loi.

Concernant les logiciels multifonctions (comptabilité/gestion/caisse), seules les fonctions caisse enregistreuse/encaissement, et non l’ensemble du logiciel, devront être certifiées.

Votre boulangerie est-elle concernée par l’obligation de certification ?

La loi concerne toutes les boulangeries pâtisseries.

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La direction générale des Finances Publiques (DGFiP) est chargée du contrôle du respect de cette obligation. Une amende d’un montant de 7 500€ sera applicable pour les entreprises n’ayant sciemment fait aucune démarche de mise en conformité.

Quelle forme doit prendre le document de certification ?

Le format de l’attestation peut être un document physique ou bien un document dématérialisé. Votre boulangerie devra, bien évidemment, le fournir en cas de contrôle.

Il peut s’agir soit d’un certificat délivré par un organisme accrédité soit d’une attestation individuelle de l’éditeur du logiciel de comptabilité suivant le modèle établi par l’administration fiscale.

Le document de certification doit être individuel, c’est-à-dire au nom de votre entreprise, et produite par l’éditeur du logiciel de caisse concernés. Sur ce document doivent apparaître les éléments suivants :

  • Le nom et la référence précise du logiciel ;
  • La date d’acquisition du logiciel ;
  • La mention explicite que le logiciel respecte les conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage.

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